Peran-peran dlm SAP & pengambilan porsinya dlm tugas

SAP

Dalam implementasi SAP di suatu perusahaan, mulai dari awal perencanaan sampai dengan kegiatan operasionalnya, SAP memerlukan beberapa peran personnel agar sistem SAP dapat berjalan dengan baik sesuai dengan harapan perusahaan.

Berikut ini adalah peran-peran yang terlibat :
Fungsional : orang-orang yang memahami bisnis proses dan alur transaksi yang mendukung operasional perusahaan sesuai yang diimplementasikan dengan SAP.

Orang-orang yang ada di posisi ini tidak harus berlatar belakang teknis, lebih diutamakan adalah orang-orang yang memang ada di bidangnya. Misalnya, untuk implementasi SAP HR, peran fungsional ini dipegang oleh orang-orang di Divisi HR, dan Divisi lain yang terkait dengan bisnis proses HR.

Abaper : istilah lain dari programmer, dimana orang tersebut berperan dalam mengcustomize SAP secara pemrograman. ABAP sendiri merupakan bahasa pemrograman yang digunakan di SAP.

Jadi orang-orang yang terlibat dalam Abaper minimal pernah menjadi programmer. Namun ABAP memiliki aturan tersendiri yang mungkin hanya ada di ABAP dan tidak ada di bahasa pemrograman lain.

Sehingga sehebat apapun seseorang telah menjadi programmer tetapi dia belum pernah belajar ABAP tidak akan bisa langsung siap pakai untuk meng-handle ABAP. Meskipun dia jago dalam kemampuan logic pemrograman.

Basis : persamaan dari engineer, yang tugasnya mangatur DB, role user, backup, administrasi sistem dan lain-lain. Minimal jika kita terjun sebagai Basis harus mengerti maintenance server & database.

Bagi yang tertarik terjun dan mengambil peran di SAP, silakan mengambil peran sesuai dengan kemampuan yang kita miliki, agar hasilnya ok

—

Agar lebih jelas porsi peran tersebut dalam pekerjaan, berikut contoh bagaimana peran-peran tersebut diperlukan dalam proses implementasi SAP-HR di perusahaan.

Dalam perencanaan implementasi SAP di perusahaan, berikut hal-hal yang menurut saya perlu disiapkan:

1. Pihak IT dan HR bersama-sama mengikuti training/semacamnya tentang SAP HR Overview, yang tujuannya agar pihak IT dan HR mengerti bagaimana penggambaran kerja SAP HR tersebut secara jelas (terutama level atas, agar perubahan di drive oleh atasan/top down).
2. Siapkan tim khusus untuk transformasi perubahan dari sistem HR lama ke sistem SAP HR yang terdiri dari tim IT, HR (tim dari HR mengambil peran sebagai fungsional).
3. Siapkan bisnis proses yang akan dipergunakan setelah SAP HR diimplementasikan, juga rencana selama masa transformasinya nanti.
4. Siapkan sdm-sdm sebagai fungsional, yang akan turut terjun langsung dalam proses implementasi SAP HR, siapkan secara spesifik untuk tiap-tiap fungsi SAP-HR (tergantung modul HR apa saja yg akan diimplementasikan, seperti : Recruitment and Selection, Personnel Administration, Personnel Development, Payroll, Time Management, dll.Untuk hal-hal teknisnya, perlu juga dipersiapkan sdm-sdm yang akan menghandle ABAP, BASIS. Penyiapan sdm-sdm ini tidak harus sampai level ahli/expert (apalagi kalau SAP masih benar-benar baru bagi perusahaan), namun mereka cukup memahami bagaimana SAP-HR bekerja, selanjutnya mereka akan terlatih sendiri di lapangan.
5. Proses implementasi sistem lama ke SAP HR (proses migrasinya) bisa dibantu oleh vendor / konsultan yang sudah pengalaman dalam mengimplementasikan SAP HR.
6. Selama proses implementasi sistem lama ke SAP HR tersebut, sdm-sdm yang sudah dipersiapkan di poin 4 tadi diikutsertakan secara real terjun langsung bersama vendor untuk pelaksanaannya. Men-tandem vendornya. Hal ini penting, karena setelah SAP HR diimplementasikan, akan ada beberapa pengembangan terkait kebutuhan perusahaan untuk menambahkan atau mengcustomize SAP HR. Sdm-sdm yang sudah kita siapkan di poin 4 dan kita tamdemkan tersebut akan menjadi penerus PENTING dalam kestabilan perusahaan menjalankan sistem SAP HR. Juga setelah masa maintenance vendor selesai.
7. Strong di dokumentasi sistem, baik bisnis proses maupun dokumentasi teknis. Hal ini sangat diperlukan untuk pemutakhiran dan pengembangan SAP HR sesuai kebutuhan perusahaan nantinya.
8. Dengan adanya tandem di poin no 6, insyaAllah rencana implementasi SAP HR dan kedepannya akan lebih mulus dan menghindari ketergantungan kepada pihak vendor atau pun konsultan.

Demikian menurut pengalaman dan kesan saya dalam ambil bagian dalam proses implementasi SAP HR di perusahaan tempat saya bekerja. Jika Anda ada masukan atau pengalaman lain, boleh ditambahkan